Organisasjonsarbeid

Slik fungerer et styre

Hva er de viktigste oppgavene for et lokallag og et fylkesstyre, og hvordan er et styre sammensatt?

Styret i et lokallag

Styret er motoren i en organisasjon, en arbeidsgruppe som sammen har ansvar for å utvikle laget. Styrets viktigste oppgaver:

  • Forberede og gjennomføre årsmøtet. Iverksette årsmøtets vedtak
  • Drive og utvikle lokallaget i samsvar med årsplanen, vedtektene og Nasjonalforeningen for folkehelsens målsetting
  • Ha ansvar for lokallagets økonomi, følge opp budsjett, søke om tilskudd etc
  • Representere lokallaget utad og være ansvarlig for kontakt med andre organisasjoner og med myndighetene
  • Ha kontakt med media.

Tips: Det er lurt at styremedlemmene er ulike, både med tanke på interesser, erfaringer og kunnskap.

Fylkesstyret

Fylkesstyrets viktigste oppgaver:

  • Være det viktigste bindeleddet mellom organisasjonen sentralt og lokallagene
  • Ha ansvar for at handlingsprogrammet blir gjennomført i fylket/lokallagene
  • Arbeide for og med helselagene og demensforeningene, og sørge for at disse samarbeider. Arrangere fylkesårsmøter, årlige samlinger for lokallagene, regionvise møter og inspirasjonshelger
  • Følge opp lokallagene pr. telefon minst en gang i halvåret.

Styrets sammensetning

Leder

  • Representerer styret når dette ikke sitter samlet
  • Forbereder, innkaller og leder styremøtene
  • Har ansvar for å følge opp styrets vedtak. Sørger for at virksomheten er i samsvar med formålet og vedtektene
  • Fremmer aktuelle saker for styret
  • Stimulerer alle deler av lokallaget til innsats, delegerer ansvar og fordeler oppgaver
  • Holder seg løpende oppdatert om lokallagets/styrets økonomi
  • Sørger for at nestleder er godt informert
  • Fremstår som lokallagets fremste representant utad.

Nestleder

  • Holder seg informert om lederens funksjon, slik at hun/han kan overta for henne/han ved kortere eller lengre fravær
  • Støtter lederen i hennes/hans arbeid.

Tips: Nestlederen bør ha klart definerte arbeidsoppgaver, for eksempel bestemte arrangementer eller komitéarbeid.

Sekretær

Sekretæren har arbeidsoppgaver som innebærer full oversikt over lokallagets virksomhet. Viktige oppgaver:

  • Protokollfører styremøter. Alle saker som er behandlet og alle vedtak som er gjort protokollføres, og godkjennes av møtedeltakerne
  • Sørger for kunngjøring av møter og møtereferater
  • Utarbeider årsmelding og andre rapporter
  • Har ansvar for korrespondanse i samarbeide med leder og nestleder
  • Holder arkiver i god stand.

Kasserer

Kassereren er lokallagets økonomisjef. Hun/han har ansvar for forvaltningen av lokallagets verdier og hovedansvar for det praktiske økonomisk arbeidet i lokallaget.
Viktige oppgaver:

  • Fører regnskap og melder fra om eventuelle budsjettavvik
  • Bistår i budsjettarbeidet ved å utarbeide forslag til årsbudsjett og årsregnskap.

Tips: Flere i styret bør delta i økonomistyringen. Minst to i styret bør motta kontoutskrifter, og det er vanlig at leder attesterer regninger. Kostnader må dokumenteres ved bilag, og det skal foreligge styrevedtak på utbetalinger som skjer uten spesifikasjon i budsjettet.

Revisor

  • Reviderer regnskap i samsvar med god revisjonsskikk
  • Bør foreslå forbedringer i og effektivisering av lokallagets økonomiforvaltning
  • Skal utarbeide en signert revisjonsberetning som skal legges fram for årsmøtet.

Styremedlemmer

  • Styremedlemmer bør kontinuerlig ha ansvar for ulike oppgaver og aktiviteter, for eksempel å lede arbeidsgrupper og utvalg, ha ansvar for inntektsgivende arbeid eller bestemte arrangementer
  • Vi anbefaler at alle medlemmer i fylkesstyret bør ha oppgaver knyttet til kontakten med lokallagene.