Å sette lokallag under administrasjon
Denne rutinen er en presisering av innholdet i paragrafene 9.4.1, 9.7. d og 10.1 i vedtektene – for å tydeliggjøre at fylkesstyrene har en rett og plikt til å sette lokallag under administrasjon når lokallaget ikke klarer å ivareta sine plikter i tråd med Nasjonalforeningens vedtekter.
Rutinen viser til følgende avsnitt i vedtektenes paragraf 9.4.1:
“Årsmøtet er lokallagets øverste myndighet. Lokallag skal avholde årsmøte innen utgangen av mars hvert år.”
Og paragraf 9.7. d: «Der lokallag over to eller flere år ikke har avholdt årsmøte, ikke har gjenværende medlemsmasse over ti medlemmer, og er satt under administrasjon av fylkesstyret, kan også fylkesstyret godkjenne nedleggelse uten lokal årsmøtebehandling.
Et lokallag bør ha minimum ti medlemmer og skal avholde årlige årsmøter. Ivaretas ikke disse forutsetningene, overføres lagets midler til fylkesstyret i påvente av en revitalisering eller nedleggelse av lokallaget.
Ved nedleggelse overføres disposisjonsretten over økonomiske midler og eiendom til fylkeslaget som skal disponere disse med sikte på å overføre til nyopprettet helselag eller demensforening i samme kommune eller fylke, dersom det nedlagte lokallaget ikke tar opp igjen driften innen tre år.”
Dersom lokallaget ikke drives i tråd med ett eller flere av disse punktene, iverksettes prosess med formål revitalisering av lokallaget eller eventuelt nedleggelse. Det tilstrebes som første punkt et møte med lokallagets styre i forkant av prosess oppfølging. Om kontakt med lokallagets leder ikke kan oppnås, sendes en henvendelse om kontakt til alle i styret.
Ved manglende gjennomføring av årsmøte
Dersom mulig inviterer fylkesstyret (med bistand fra fylkeskontoret) seg til et møte for å drøfte lagets nåværende situasjon med styret i laget: Hvordan ivareta en god revitalisering eller nedleggelse av laget, alt ut fra forutsetningene.
Dersom årsmøte ikke er gjennomført og heller ikke kan gjennomføres snarlig, gis det beskjed til lokallagets styre/kasserer om at lagets midler overføres fylkeslagets konto for ivaretakelse, under påvente av årsmøte-avholdelse/oppfølging/avklaring i saken.
Ved manglende innsending av årsmøtepapir, valgkort og regnskap
Lokallaget kontaktes på epost/telefon eller evt i brevs form. Det søkes avklart om årsmøte er gjennomført, og/eller om det er ønskelig/aktuelt å gjennomføre årsmøtet med bistand fra fylkesstyret og -kontoret, dersom styret i lokallaget ikke lenger fungerer.
Ved særlig lavt medlemstall (under 10 medlemmer) i lokallaget
Hvis lokallaget har færre enn ti betalende medlemmer, tar fylkesstyret kontakt med leder/lokallagets styre for en drøfting av hvordan laget kan sikre/øke medlemstallet og å drøfte mulighet for relevant/økt aktivitet.
Når fylkesstyrets vurdering tilsier at et lokallag må settes under administrasjon
- Fylkesstyret fatter vedtak om å sette lokallaget under administrasjon. I fravær av fungerende lokallagsstyre overtar fylkesstyret da styrets fullmakter, og det avklares hvem som skal ha signaturrett.
- Styre-endringen/fylkesstyrets vedtak meldes til Brønnøysund med henvisning til vedtekter og retningslinje, og fullmakter/signaturrett omregistreres.
- Lokallagets medlemmer informeres om fylkesstyrets vedtak om å sette lokallaget under administrasjon.
- Det tas ved behov direkte kontakt med lokallagets bank for å få tilgang til lokallagets konto/konti med henvisning til vedtekter, retningslinjen og meldte endringer til Brønnøysundregistrene.
- Det avklares om lokallaget har flere konti eller annen formue enn bank-midler, og at fylkesstyret også får fullmakt over eventuelt andre midler. Dersom lokallaget ikke kan revitaliseres og det er eiendom registrert på lokallaget, skal fylkesstyret i samarbeid med lokallaget ivareta avhending av eiendommen. Det avklares om lokallaget har flere konti eller annen formue enn bank-midler, og at fylkesstyret også får fullmakt over eventuelt andre midler. Dersom lokallaget ikke kan revitaliseres og det er eiendom registrert på lokallaget, skal fylkesstyret i samarbeid med lokallaget ivareta avhending av eiendommen.
Vedtatt av landsstyret 08. juni 2023
Nasjonalforeningens retningslinjer
Et lokallag kan enten settes under administrasjon eller legges ned, avhengig av situasjonen. Under administrasjon er et midlertidig tiltak der fylkesstyret bidrar til å sikre drift og ivareta vedtektene, med mål om å få lokallaget tilbake i normal aktivitet. Nedleggelse er en avslutning av lokallagets virksomhet, og skjer når det ikke lenger er grunnlag for videre drift.