Styremøte

Gode styremøter gir retning for arbeidet i lokallaget og sørger for at oppgaver blir fulgt opp. På denne siden finnes råd om planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av styremøter, samt tips til hvordan styret kan utvikle sitt eget arbeid.

Planlegg styremøtene

Det er en fordel å lage en møteplan for hele året på det første styremøtet etter årsmøtet. Da kan alle sette av tid, og styret får en fast rytme i arbeidet. Mange lokallag har styremøte omtrent én gang i måneden for å følge opp aktiviteter, økonomi og planlagte oppgaver.

Innkalling og sakliste

Innkallingen og saksdokumentene skal inneholde all informasjon som styremedlemmene trenger om sakene for å kunne forberede seg til styremøtet. Temaene på agendaen kan gjerne utdypes i innkallingen.

En god innkalling bør inneholde:

• dato, tidspunkt, sted og forventet varighet
• hvem som innkalles
• saksliste med saksnummer
• saksdokumenter og vedlegg
• hvem som legger fram de ulike sakene
• informasjon om eventuell servering

Vedtak og protokoll

Et vedtak er selve beslutningen som fattes i et møte, mens protokollen er det formelle dokumentet som beviser hva som ble vedtatt og hvem som var til stede

Gode vedtak

formuler vedtak tydelig noter om vedtaket var enstemmig noter hvem som følger opp noter finansiering dersom saken gjelder økonomi

Protokoll eller referat?

Protokoll er et kort referat som bare gjengir forslag til vedtak, kort saksinformasjon og endelig vedtak og hvem som er ansvarlig for å følge opp vedtaket. Referat er fyldigere gjengivelse av det som har hendt/diskusjonen i møtet, som også gjengir debatten som har vært rundt selve saken. Det er ikke vanlig å referere debatter knyttet til navn eller enkeltpersoner, annet enn der styremedlemmer selv ønsker det oppgitt. I de fleste møter og saker vil en protokoll dekke behovet.

Protokollen er også viktig med hensyn til dokumentasjon av saker som har vært til behandling. Vedtak fra styremøter skal kunne deles med medlemmer på forespørsel.

I et referat skal det stå hvilken type informasjon og dokumentasjon som ble lagt fram og hvordan diskusjonen gikk i styret. Innkallingen kan brukes som disposisjon for protokollen. Innkalling og protokoll lagres på en god og forsvarlig måte, helst digitalt.

Dette må med i protokollen:

• Dato, tidspunkt, sted og varighet for møtet.
• Hvem var til stede, eventuelt på hvilke saker.
• Saker med saksnummer og år, eks Sak nr 11/2023.
• Navn på saken.
• Selve vedtaket med eventuelle betingelser. Dersom noen i styret har fått fullmakter eller skal følge opp saken, må dette med i vedtaket. Hvis vedtaket dreier seg om økonomi, må det presiseres hvordan det skal finansieres.
• Eventuell uenighet må framgå, for eksempel: Vedtaket ble gjort mot én stemme.
• Hvem som har ansvar for gjennomføring eller oppfølging og eventuelt tidsfrist for gjennomføringen.
• Eventuelt.

Oppfølgning etter møtet

Det mest vanlige er at protokollen sendes ut til styrets medlemmer med en ukes frist for tilbakemeldinger, og at den gjennomgås og da gjerne også underskrives på neste møte.

Egenevaluering

Et godt verktøy for å jobbe med styrearbeid, er å stoppe opp og gjøre en egenevaluering av styrets arbeid. Det vil kunne avdekke behov for å se på møtekulturen, ny motivasjon eller en bedre fordeling av oppgavene. En evaluering vil også hva som fungerer godt, slik at man blir bevisst på å opprettholde eller forsterke dette. Under er forslag til noen spørsmål styret kan drøfte med jevne mellomrom for å evaluere eget arbeid. Eventuelt kan dette ved behov gjøres med
bistand fra en ekstern innleder eller tilrettelegger som har kompetanse på praktisk styrearbeid, for eksempel fra fylkesstyret og/eller fylkeskontoret:

• Har lokallagets årsplan tilstrekkelig konkrete mål som er kjent og forstått av alle i styret?
• Er det satt av nok tid i styremøtene til å drøfte ulike løsninger på oppgavene som følger av årsplanen/nye oppgaver som styret vedtar?
• Er det rom i styremøtene for at ideer luftes, blir lyttet til og utviklet?
• Deles viktig og nødvendig informasjon godt nok i styret, og med andre frivillige i laget?
• Blir oppgaver delegert og fordelt hensiktsmessig mellom styremedlemmene og til andre frivillige i laget?
• Preges atmosfæren i styret av tillit og samarbeidsvilje?
• Når det oppstår uenighet, oppmuntrer styret og styreleder til å diskutere seg fram til enighet?
• Utnytter styret godt nok styrker og nettverk hos medlemmene og hos frivillige utenfor styret?