Budsjett

Det skal være en rød tråd i målene i Handlingsprogrammet og årsplan vedtatt av landsstyret, og lokallagets egen årsplan. Årsplanen behandles og vedtas i lokallagets årsmøte sammen med budsjett, og gjelder vanligvis for ett år av gangen. Årsplanen bør minimum inneholde:

• Mål: hva som skal oppnås.
• Aktiviteter og arrangementer som skal bidra til å nå målene, hva som skal skje, med utgangspunkt i hva nærmiljøet trenger fra lokallaget.
• Når aktivitetene skal skje.
• Utgifter til aktivitet, skal fremkomme av budsjett og regnskap.

Mål og tiltak bør være realistiske og konkrete, og gjerne målbare: for eksempel hvor mange deltakere kan vi nå med aktiviteten, hvor mange nye medlemmer vil vi verve, hvilke av organisasjonens felles aktiviteter lokallaget vil starte opp eller videreføre. Ha gjerne ambisjoner når dere anslår hvor mange dere skal nå. Landsmøtet har vedtatt et mål om mer mangfold og aktivitet som inkludere nye grupper og innbyggere i nærmiljøene. Drøft hvem dere bør samarbeide med for å nå målene. Inviter kommunen eller andre til et åpent møte om behovene.

Det bør være to i styret som ivaretar kontroll av alle utbetalinger i nettbank, en som legger inn og en annen som godkjenner utbetalingen. Styreleder og kasserer bør begge motta kontoutskrifter fra banken og ha løpende innsyn i kontobevegelser. Det må være bilag for alle inntekter og kostnader. Bilag som skannes må være tydelig lesbare. Det anbefales å føre regnskap fortløpende, slik at dere er ajour hver måned, og også avstemme bank og eventuelt kasse hver måned. Dere må oppbevare regnskapsdokumentasjonen i minst fem år.

Nasjonalforeningen har inngått en rammeavtale med Tripletex om et regnskapsprogram tilrettelagt for lokallagene våre. I dette systemet kan kasserer både sette opp budsjett og hente ut regnskapstall til års- og kvartalsregnskap. Det er enklere og ryddigere både for kasserere og resten av styret. 

Revisjon er en kontroll og granskning av lagets regnskap. For lokallag som har driftskostnader større enn fem millioner kroner to år på rad, er det også krav om egen signert revisorrapport fra en statsautorisert revisor. For alle lokallag med driftskostnader under fem millioner kroner kan valgt revisor benyttes. Om lokallaget har revisjonsplikt avhenger blant annet av organisasjonsform og størrelsen på virksomheten og økonomien. Som en hovedregel er Nasjonalforeningen for folkehelsens lokallag ikke revisjonspliktige etter regnskapsloven paragraf 1-2. Lokallag som i regnskapsåret har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner vil være revisjonspliktige. Revisjonsplikten gjelder ikke dersom driftsinntektene av den samlede virksomhet er mindre enn fem millioner kroner.

• Er lokallaget revisjonspliktig, må dere velge et godkjent revisjonsselskap eller en statsautorisert revisor. Det er krav om uavhengighet for revisor og denne må ikke ha noen egen tilknytning til lokallaget eller kasserer i lokallaget. På finanstilsynet.no kan dere søke etter godkjent revisor.
• Er lokallaget ikke revisjonspliktig etter loven, bør dere velge som revisor en person som kan regnskap og som ikke sitter i lokallagets styre, eller har nær relasjon til lokallagets kasserer. Dette for å sikre uavhengig og kvalifisert gjennomgang av lagets regnskap. Det kan også gjerne velges to personer til slik gjennomgang, dersom laget disponerer store midler. Revisor eller regnskapskyndig der det ikke er plikt om offentlig godkjent revisor, bør være tilstede i årsmøtet.

Alle lokallag skal være registrert i Frivillighetsregisteret, som er en del av Brønnøysundregistrene. Målet med registeret er å bedre og forenkle samhandlingen mellom frivillige organisasjoner og offentlige myndigheter. Registreringen er en forutsetning for blant annet momskompensasjon, midler fra grasrotandelen, men også som grunnlag for å søke om nasjonale tilskudd. Registreringen er også en sikring av lagets økonomi og at gode bankrutiner følges. Fristen for å sende regnskapet til sekretariatet og søke momskompensasjon er 1. juli. Merk også at lag som søker om momskompensasjon må være registrert i Frivillighetsregisteret og kan legge frem et revidert regnskap.

Det er svært viktig for organisasjonens og lokallagets omdømme hvordan innsamlede midler brukes. Det må gjøres en vurdering i hvert tilfelle, men en god regel er at alle forslag om gaver og tildelinger besluttes av årsmøtet. Gaver fra innsamlede midler skal ikke gå til drift av offentlige tjenester eller andre organisasjoner, men støtte opp under Nasjonalforeningen for folkehelsens egne aktiviteter og formål enten lokalt, på fylkesnivå eller nasjonalt. Dette er viktig for sikre tillit til at innsamlede midler blir benyttet til i henhold til givers intensjon. Det er årsmøtet selv som beslutter økonomiske tildelinger. Dersom det er mindre summer som av årsaker ikke kan vente til et årsmøte, kan styret fatte vedtak. På årsmøtet bør det legges fram en oversikt over utdelinger som er foretatt i løpet av året, som del av behandlingen av regnskapet. Ved kjøp eller salg av eiendom skal fylkesstyret konsulteres før prosessen settes i gang.