Ansvar og roller i styret
Alle trenger ikke gjøre alt. Når ansvar og oppgaver fordeles på en god måte, blir styrearbeidet både enklere og mer bærekraftig. Tydelige roller og en god arbeidsfordeling gjør det lettere å bruke styrets samlede kompetanse og bidrar til at flere opplever mestring og engasjement.
Styrets ansvar
Styret har det overordnede ansvaret for å lede lokallaget i tråd med Nasjonalforeningen for folkehelsens vedtekter, handlingsprogram og styringsdokumenter. Selv om oppgaver kan fordeles mellom flere personer, er ansvaret et felles ansvar for hele styret.
Styret skal blant annet:
- lede lokallagets arbeid i tråd med vedtekter, handlingsprogram og vedtak
- vedta møteplan og årsplan
- forberede og gjennomføre årsmøtet
- føre protokoll fra styremøtene
- ha ansvar for økonomi, budsjett og regnskap
- sende inn årsmøtedokumenter til fylkesstyret
- legge til rette for opplæring av tillitsvalgte og frivillige
- oppnevne representanter til fylkesårsmøtet
- representere lokallaget overfor kommune, samarbeidspartnere og media
Oppgaver fordeles mellom styremedlemmene og eventuelt frivillige, men det samlede ansvaret ligger alltid hos styret.
Forventninger og avklaringer i samarbeidet
God arbeidsfordeling starter med en samtale om forventninger, interesser og ressurser. Når styremedlemmene kjenner hverandres styrker, erfaringer og ønsker for vervet, blir det enklere å fordele oppgaver på en måte som fungerer for både den enkelte og styret som helhet.
Skjemaet nedenfor kan brukes som et praktisk verktøy i dette arbeidet. Det lokale fylkeskontoret kan bistå med å hente ut svarene etter at de er sendt inn.
Roller i styret
Tydelige roller gjør det lettere å dele ansvar og skape et godt samarbeid i styret. Selv om styret har et felles ansvar for lokallagets drift, følger det noen særskilte oppgaver med de ulike vervene. Nedenfor finner du en oversikt over de vanligste rollene i styret.
Styrets leder representerer styret når dette ikke sitter samlet, og forplikter lokallaget med sin underskrift, jf vedtektenes paragraf 8.6. Leder skal forberede, innkalle og lede styremøtene, og har ansvar for å følge opp styrets vedtak og at dette gjøres i samsvar med formålet og vedtektene. Styrets leder fremme aktuelle saker for styret fra medlemmene og øvrig styre. Leder har et spesielt ansvar for å stimulere alle deler av lokallaget til innsats, delegerer ansvar og fordeler oppgaver. Et særlig ansvar ligger i å holde seg løpende oppdatert om lokallagets økonomi.
Nestleder må holde seg informert om lederens oppgaver og arbeid slik at vedkommende kan overta for denne ved kortere eller lengre fravær og støtte lederen i arbeidet.
Kasserer er ansvarlig for å utarbeide årsbudsjett og årsregnskap til årsmøtene og føre regnskap for lokallaget, dersom dette ikke er satt ut til en ekstern regnskapsfører. Kasserer bør holde styret løpende oppdatert på økonomien, i lokallaget minst fire ganger i året, og melde fra om eventuelle budsjettavvik. Det er laget en egen veileder for arbeidet knyttet til budsjett og årsplan.
Styrets øvrige medlemmer deltar fast i styrearbeidet og bør få tydelige ansvarsområder. Det kan også være en fordel å invitere ett varamedlem fast til styremøtene. Det gir kontinuitet i arbeidet og gjør det enklere å tre inn ved forfall.
Ikke alle oppgaver trenger å løses av styret. Mange oppgaver og aktiviteter kan med fordel delegeres til varamedlemmer eller andre frivillige i lokallaget. Det gir en jevnere arbeidsfordeling, gjør lokallaget mindre sårbart og bidrar til at flere får eierskap til arbeidet. Styret har fortsatt det overordnede ansvaret og bør holdes løpende orientert om status i aktivitetene. Eksempler på oppgaver som kan delegeres til styremedlemmer eller andre i laget er:
- Vertsansvarlig ved fysiske arrangementer. Ta imot nye som deltar på møter og aktiviteter, og sørge for at de opplever å bli tatt imot og inkludert på en god måte.
- Aktivitetskontakt for hver enkelt Med Oss-aktivitet som laget tilbyr.
- Medlemsansvarlig med tilgang til Min Side for lokallaget, med ansvar for oppdatering av medlemslister, velkomst til nye medlemmer, samt og oppfølging av medlemmer som ikke har betalt kontingent.
- Sosiale medier: Ansvarlig for å informere om lokallagets aktiviteter og møter i sosiale medier som Facebook, Instagram eller andre
- Ansvar for nasjonale kampanjer, alt fra rekruttering av deltakere, gjennomføring og innsamlinger.
- Lede en arbeidsgruppe med helsepolitisk arbeid innenfor folkehelse eller demens.
- Søke om eksterne midler til lagets aktiviteter.
Arbeidsfordeling
En god arbeidsfordeling bidrar til at styret fungerer godt sammen. Når oppgaver fordeles ut fra interesser, erfaringer og tilgjengelige ressurser, blir det lettere å følge opp både aktiviteter og planer.
Skjemaet nedenfor kan brukes som støtte i arbeidet med å fordele ansvar og oppgaver i styret. Det kan være nyttig både ved oppstart av en ny styreperiode og når styret ønsker å justere arbeidsfordelingen underveis.