Årsmøte

Det er mye som skal forberedes i forkant av et årsmøte og viktig at møtet er godt forberedt. Sakene det skal stemmes over må være godt utredet, presentert i sakspapirene, og i møtet – at vedtakene blir fattet i overenstemmelse med medlemmenes vedtak.

• Tid og sted: Tid for årsmøtet bør bestemmes god tid i forveien, gjerne et halvår før, så man får god tid til å finne egnet lokale.
• Den formelle delen av årsmøtet må følge vedtektenes paragraf 8.4.
• Er det saker som skal opp som krever utredning og dokumentasjon i forkant av årsmøtet?
• Styret oppfordrer valgkomiteen til å komme i gang med sitt arbeid i god tid i forkant av årsmøtet. Valgkomiteene er kanskje organisasjonens viktigste komiteer, og det er viktig at det legges til rette for et godt samarbeid mellom styret og valgkomiteen i forkant og under møtet ved gjennomføring av valg.
• Årsmøtet er et formelt møte, men kan også være en arena for faglig påfyll og sosial møteplass. Her kan folk blir bedre kjent med andre medlemmer og ikke minst får bedre kjennskap til hva lokallaget driver med, samt at medlemmene gis mulighet til å bidra til å utvikle lokallaget innenfor de demokratiske spillereglene som er vedtatt.

I vedtektene står blant annet dette om innkalling til årsmøter:

• Årsmøte i lokallag avholdes innen utgangen av mars.
• Styret kaller inn til årsmøte minst fire uker i forkant av møtet. Dette for å gi medlemmene anledning til å melde forslag til saker.
• Innkalling bør inneholde tid, sted, frist for å melde innkomne saker, senest to uker før møtet. Gi gjerne informasjon om når og hvordan sakspapirene vil bli gjort tilgjengelig for medlemmene, om det er utsendelse på e-post, post eller annet.
• Senest en uke før årsmøtet gjøres saksliste og sakspapir tilgjengelig for medlemmene, inkludert valgkomiteens innstilling, innkomne forslag og styrets innstilling på årsmøtesakene. Send gjerne på e-post. Om det er medlemmer som ikke nås via e-post, må de få nødvendig informasjon om årsmøtet på annet vis.

Vedtektene regulerer pliktige årsmøtesaker (paragraf 8.4).

1. Konstituering
2. Styrets årsmelding
3. Lokallagets reviderte resultat- og balanseregnskap
4. Innkomne forslag fra styret eller andre medlemmer: Under dette punktet har styret mulighet til å fremme nye forslag som angår lokallaget og drift av lokallaget. Tenk gjennom hvilken saker som kan involvere og engasjere flere medlemmer og bidra til vekst og utvikling av lokallaget
5. Årsplan og budsjett

En årsmelding er styrets rapport til årsmøtet, som sier hva som har skjedd i organisasjonen det siste året. Årsmeldingen forteller nye og gamle medlemmer hvilke aktiviteter lokallaget har hatt og hva styret har arbeidet med. De som ikke deltar i aktivitetene, men bare kommer på årsmøtene, får mulighet til å lese om det som har skjedd i laget. Kanskje blir flere inspirert av informasjon i årsmeldingen til å bli mer aktive som deltakere eller bidragsytere på noen av lagets aktiviteter.

I årsmøtet får medlemmene også mulighet til å stille styret ytterligere spørsmålom prioriteringene lokallaget har gjort. Spørsmål til styret er en naturlig rett for medlemmene, og må ikke forstås som at man er misfornøyd med det som er gjort. Målet for alle er at lokallaget skal utvikle seg og velge de beste aktivitetene for å møte lokale behov, og da er innspill fra medlemmene i årsmøtet viktig.

Hva må årsmeldingen inneholde?
Det er lurt å ta utgangspunkt i fjorårets årsplan når dere skal skrive årsmeldingen. Da ser dere lett hva dere har gjennomført, og hva dere ikke har fått gjennomført av planene dere la i fjor.

Årsmeldinger inneholder vanligvis:

• Protokoll eller sammendrag av protokoll fra forrige årsmøte.
• Oversikt over hvem som har sittet i styret dette året.
• Oversikt over hvem som eventuelt har andre verv eller oppdrag
  på lagets vegne.
• Referatene/protokollene fra styremøtene som er avholdt eller sammendrag av disse. Kort informasjon om aktiviteter og arrangement som lokallaget har avholdt eller deltatt på.
• Forklaring på aktiviteter fra årsplanen som ikke er gjennomført.
• Medlemsutviklingen i laget, medlemstall.
• Økonomien, revidert regnskap, inkludert eventuelt kommentarer til regnskapet.
• Markering av Nasjonalforeningen for folkehelsens felles aksjoner
  og markeringer.

Tips! Når lokallaget søker om eksterne midler, kan det være fint å legge årsmeldingen ved søknaden.

Lokallagsleder er gjerne den som ønsker velkommen til årsmøtet og leder selve konstitueringen av møtet. Det velges en møteleder, og ofte er lokallagsleder på forhånd spurt om å lede årsmøtet, men årsmøtet kan gjerne velge en annen person til møteleder.

Når møteleder er valgt, er det naturlig at denne overtar den videre ledelsen av møtet, dersom det velges en annen person enn lokallagsleder som innledet møtet.

Også når det skal velges referenter og personer til å underskrive protokollen, bør kandidatene være forespurt i forkant. Selv om det ofte er sekretæren i lokallaget som blir referent, er det ikke noe i veien for at en annen person kan velges. De to som etter vedtektene skal velges til å skrive under protokollen i etterkant, bør ikke være styremedlemmer.

Den som velges til møteleder skal ha fått anledning til å sette seg godt inn i sakene, for å kunne lede møtet på en trygg og god måte. Møteleder styrer møtet og har ansvar for at alle de formelle punktene i sakslisten blir gjennomgått på en korrekt måte, og at de nødvendige vedtak fattes. Møteleder skal holde styr på rekkefølgen
sakene skal behandles i, talelister, og om nødvendig også begrense taletid per innlegg, om det blir mange og lange innlegg.

Møteleder må være myndig, men samtidig vise respekt for den enkelte som har tatt mot til seg og bedt om ordet i saken. Møteleder gir ordet til den som skal legge fram den enkelte sak for årsmøtet. Når framlegget er ferdig, åpner møteleder for spørsmål og kommentarer før det stemmes over saken. Det er en fordel om
møteleder tydelig formulerer forslag til vedtak og selve vedtakene som gjøres underveis, og sjekker at de som skriver protokoll har fått med seg vedtakene korrekt.

Det er styret som har vært ansvarlig for årsmelding og regnskap fra forrige periode, samt årsplan og budsjett for kommende periode som legger dette frem. Det er også styret som fremmer forslag til ny valgkomite.

Stemmerett har alle medlemmer som har vært medlem i mer enn tre måneder og har betalt kontingent senest foregående år. Avgjørelse i saker skjer med alminnelig stemmeflertall. Leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Ved leders fravær har nestleder dennes fullmakter.
Ved stemmelikhet i et personvalg, gjøres et omvalg og ved fortsatt stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning, jfr vedtektenes paragraf 16.1.2

Våre vedtekter gir ikke anledning til å bruke fullmakt eller avgi forhåndsstemme under årsmøtet.

Valgbare til tillitsverv er medlemmer som kan dokumentere betalt kontingent foregående år eller senest før årsmøtet avholdes

Valg gjøres i henhold til vedtektenes paragraf 8.4.3.f. Det er valgkomiteens oppgave å finne frem til gode kandidater til styret i lokallaget og presentere disse for årsmøtet. Valgkomiteen skal gjøre kjent frister for å melde inn forslag til kandidater. Kandidatene må være forespurt og ha sagt ja til å stille til valg innen fristen for å melde forslag til valgkomiteen. Det er vanligvis leder av valgkomiteen som presenterer valgkomiteens arbeid og forslaget til nytt styre under årsmøtet.

Dersom valgkomiteen har flere kandidater til ett og samme verv, kan det legges fram for årsmøtet til avstemning med valgkomiteens informasjon om kandidatene. Når valgkomiteens arbeid og forslag til styre har blitt presentert, tar møteleder over gjennomføringen av selve valget til nytt styre. Det er altså ikke valgkomiteen som skal gjennomføre selve valget.

Merk at dersom det bare er en kandidat til hvert verv, kan møteleder spørre årsmøtet om valget kan gjennomføres på enkleste måte, ved akklamasjon, klapping, eller håndsopprekning. Det skal avholdes skriftlig valg dersom noen i årsmøtet krever dette.

Når nytt styre er valgt, legger avtroppende styre fram innstilling til ny valgkomite, revisor og delegater fra lokallaget til fylkesårsmøtet. Det er lokallagets størrelse som avgjør hvor mange delegater laget har til fylkesårsmøtet.

Dette er regulert i vedtektene § 9,1.

• Lokallag med inntil 30 betalende medlemmer to representanter.
• Lokallag med inntil 70 betalende medlemmer tre representanter.
• Lokallag med inntil 150 betalende medlemmer fire representanter.
• Lokallag med 150 og flere betalende medlemmer fem representanter.

Leder eller nestleder i leders sted, er alltid fast delegat for eget lokallag blant disse
representantene.

Protokollen fra årsmøtet skrives av en referent som er forespurt på forhånd, og som velges av årsmøtet ved konstituering. Det kan være en fordel med to referenter i et årsmøte. Protokollen fra årsmøtet må gjengi de vedtak som ble fattet. Etter vedtektenes paragraf 8.4.3 a, skal det velges to personer, fortrinnsvis utenfor styret, til å underskrive protokollen i etterkant av møtet, og dermed gå god for at innholdet i vedtakene som gjengitt i protokollen stemmer med det som faktisk ble besluttet i møtet.

Den enkleste måten å lage en protokoll på, er å ta utgangspunkt i en god og detaljert dagsorden for gjennomføringen av møtet. Men den som mal, fylles vedtak og formuleringer inn der de hører hjemme. Her må alle vedtak framgå og alle forslag som ble stemt over må protokollføres. Angivelse av stemmetall og eventuelle protokoll-tilførsler fra et mindretall, må også med. Blanke stemmer anses som avgitt. Protokollen fra årsmøtet skal i etterkant gjøres tilgjengelig
for medlemmene, og årsmøtevedtak følges opp av styret og inngår i styrets arbeidsplan for kommende år.

Årsmøteprotokoll skal også sendes til fylkeskontoret, innen utgangen av mars måned.

For å sikre at vi sender post til rett person, både fra fylkeskontor og hovedkontor, ber vi om at dere fyller ut skjemaet under og returnerer det til oss etter at dere har avholdt årsmøte

Når lokallaget velger nytt styre, skal endringene meldes i Samordnet
registermelding. Endringene bør gjøres rett i etterkant av årsmøtet.

Husk å ha etternavn og fødselsnummer på styremedlemmene tilgjengelig før registrering. Dere må også legge ved protokoll fra årsmøtet, som viser hvem som er valgt til det nye styret. Vi anbefaler at det er to i styret som i fellesskap har signaturrett. Det sikrer mot brå sykdom eller ulykker som kan ramme.

Styreleder bør være den ene av de to, den andre velges ut fra hva som er mest praktiske løsning lokalt, for eksempel kasserer.